Hur ordnar jag ett virtuellt evenemang?
Att ordna ett virtuellt evenemang kan skilja sig en hel del från att ordna ett fysiskt evenemang. Den här artikeln innehåller viktigt information och några användbara tips för att ditt virtuella evenemang ska bli en framgång.
Deltagarlänk till evenemang
Alla som har anmält sig till ditt evenemang får ett e-postmeddelande med deltagarlänken 1 dag före evenemanget. Vi skickar också en påminnelse med deltagarlänken 1 timme före evenemanget.
Deltagarlänken publiceras också på din evenemangssida 1 dag före evenemanget! Den här länken är endast synlig och tillgänglig för dig och för dem som har anmält sig till evenemanget.
Viktigt att minnas
Ett virtuellt evenemang bör ta högst 1,5 timmar.
Vi rekommenderar personal och elever inom sektorn för fostran och utbildning vid Helsingfors stad att använda Microsoft Teams-applikationen som en digital plattform. Observera att det inte är tillåtet att använda Zoom-applikationen på Helsingfors stads enheter.
Kom ihåg att du behöver filmningstillstånd från barn och ungas vårdnadshavare om ditt virtuella evenemang spelas in.
Checklista för anordnare
Före ditt virtuella evenemang
- Se till att du har all nödvändig teknisk utrustning.
- Dubbelkolla att din internetanslutning fungerar bra!
- Testa din mikrofon och kamera.
- Bekanta dig ordentligt med det program du använder för ditt evenemang (Teams Live, Google Meet, Skype, eller annan). Kolla i förväg att programmet är uppdaterat och säkert fungerar.
- Se till att länken till ditt virtuella evenemang fungerar.
- Marknadsför och dela ditt evenemang till din målgrupp, påminn folk om att evenemanget ordnas!
- Förbered dina deltagare med tillräcklig information om hur de kan delta i evenemanget.
Under ditt virtuella evenemang
- Det är alltid bra att börja med att förklara programmet och formatet för ditt evenemang.
- Informera dina deltagare om eventuella spelregler, till exempel om hur man ber om ordet eller använder chatten, eller när man ska stänga av sin mikrofon.
- Få dina deltagare att känna sig delaktiga och engagerade.
- Håll koll på tiden och se till att du håller dig till schemat.
- Var beredd på tekniska utmaningar eller problem - de är oftare regel än undantag i vilken som helst online interaktion.
Behöver du hjälp?
Du kan när som helst be evenemangsteamet om hjälp - vi hjälper dig att ordna ett framgångsrikt virtuellt evenemang! Kontakta Helsinki Education Week evenemangsteamet på info@helsinkieducationweek.com.