Kuinka järjestää online-tapahtuma?

Virtuaalinen tapahtuman järjestäminen voi erota aika paljon normaalin tapahtuman tekemisestä. Tämä artikkeli sisältää vinkkejä, joiden avulla tapahtuman järjestäjänä voit luoda onnistuneen virtuaalisen tapahtuman. 

Tapahtuman osallistumislinkki

Tapahtumaan rekisteröityneet osallistujat saavat sähköpostitse tapahtuman osallistumislinkin tapahtumaa edellisenä päivänä. Lisäksi heille lähetetään muistutus tapahtumasta osallistumislinkin kera tuntia ennen tapahtuman ilmoitettua aloitusajankohtaa. 

Tapahtuman osallistumislinkki julkaistaan tapahtumasivulle tapahtumaa edeltävänä päivänä automaattisesti. Linkki on näkyvissä vain tapahtumaan rekisteröityneille kävijöille. 

Seuraavat tärkeät ohjeet on hyvä pitää mielessä:

Virtuaalisen tapahtuman keston ei pitäisi ylittää 1,5 tuntia. 

Suosittelemme, että kaikki Helsingin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan henkilöstöön kuuluvat käyttävät Microsoft Teams sovellusta tapahtumien järjestämiseen.

Huomaathan, että Zoom-sovelluksen käyttö on kielletty Helsingin kaupungin omistamilla laitteilla.

Huomaathan, että sinun pitää pyytää kuvausluvat alaikäisiltä oppijoilta, jos tilaisuus nauhoitetaan. 

Ennen virtuaalista tapahtumaa

• Varmista, että sinulla on käytettävissä kaikki tarvittavat tekniset laitteet.
• Tuplavarmista, että verkkoyhteytesi toimii kunnolla!
• Testaa videon ja äänen toimivuus.
• Tutustu huolellisesti virtuaaliseen alustaan, jota käytät (Microsoft Teams, Google Meets, Skype).
• Varmista, että linkki online-tapahtumaasi toimii. 
• Markkinoi ja jaa tietoa omasta tapahtumastasi haluamallesi yleisölle. Muistuta osallistujia tapahtuman ajankohdasta.
• Anna ilmoittautuneille tarpeeksi tietoa siitä, miten he voivat osallistua tapahtumaan ja sen kulkuun.
  
  

Virtuaalisen tapahtuman aikana

• On aina hyvä idea aloittaa kertomalla tilaisuuden ohjelma ja toimintatavat.
• Muistuta osallistujia osallistumisohjeista, esimerkiksi kuinka pyytää puheenvuoro, kuinka käyttää chattia tai miten mykistää heidän oma mikrofoni.
  
• Osallista ja tee osallistujien olo mukavaksi. 
• Pysy lupaamassasi aikataulussa, esityksen keston testaaminen etukäteen saattaa auttaa tässä. 
• Ole valmistautunut teknisiin ja yhteyksiin liittyviin häiriöihin - ne ovat enemmän sääntö kuin poikkeus virtuaalisissa tilaisuuksissa. 
  
  

Tarvitsetko apua? 

Jos sinulla on tapahtuman järjestämiseen liittyviä kysymyksiä, voit olla yhteydessä tuotantotiimiin - autamme sinua järjestämään onnistuneen tilaisuuden. Ole yhteydessä Helsinki Education Weekin tuotantotiimiin lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@helsinkieducationweek.com.