Helsinki Education Week
29.8.2020

Kuinka järjestää online-tapahtuma?

Virtuaalinen tapahtuman järjestäminen voi erota aika paljon normaalin tapahtuman tekemisestä. Tämä artikkeli sisältää vinkkejä, joiden avulla tapahtuman järjestäjänä voit luoda onnistuneen virtuaalisen tapahtuman. 

Seuraavat tärkeät ohjeet on hyvä pitää mielessä:

Virtuaalisen tapahtuman keston ei pitäisi ylittää 1,5 tuntia. 

Suosittelemme, että kaikki Helsingin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan henkilöstöön kuuluvat käyttävät Microsoft Teams sovellusta tapahtumien järjestämiseen.

Huomaathan, että Zoom-sovelluksen käyttö on kielletty Helsingin kaupungin omistamilla laitteilla.

Huomaathan, että sinun pitää pyytää kuvausluvat alaikäisiltä oppijoilta, jos tilaisuus nauhoitetaan. 

Ennen virtuaalista tapahtumaa

  • Varmista, että sinulla on käytettävissä kaikki tarvittavat tekniset laitteet.
  • Tuplavarmista, että verkkoyhteytesi toimii kunnolla!
  • Testaa videon ja äänen toimivuus.
  • Tutustu huolellisesti virtuaaliseen alustaan, jota käytät (Microsoft Teams, Google Meets, Skype).
  • Varmista, että linkki online-tapahtumaasi toimii. 
  • Markkinoi ja jaa tietoa omasta tapahtumastasi haluamallesi yleisölle. Muistuta osallistujia tapahtuman ajankohdasta.
  • Anna ilmoittautuneille tarpeeksi tietoa siitä, miten he voivat osallistua tapahtumaan ja sen kulkuun.

Virtuaalisen tapahtuman aikana

  • On aina hyvä idea aloittaa kertomalla tilaisuuden ohjelma ja toimintatavat.
  • Muistuta osallistujia osallistumisohjeista, esimerkiksi kuinka pyytää puheenvuoro, kuinka käyttää chattia tai miten mykistää heidän oma mikrofoni.
  • Osallista ja tee osallistujien olo mukavaksi. 
  • Pysy lupaamassasi aikataulussa, esityksen keston testaaminen etukäteen saattaa auttaa tässä. 
  • Ole valmistautunut teknisiin ja yhteyksiin liittyviin häiriöihin - ne ovat enemmän sääntö kuin poikkeus virtuaalisissa tilaisuuksissa. 

Tarvitsetko apua? 

Jos sinulla on tapahtuman järjestämiseen liittyviä kysymyksiä, voit olla yhteydessä tuotantotiimiin - autamme sinua järjestämään onnistuneen tilaisuuden. Ole yhteydessä Helsinki Education Weekin tuotantotiimiin lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@helsinkieducationweek.com.